KM - Knowledge Management

SISTEMAS KM

Definición

Km se deriva del inglés knowledge management, administración del conocimiento.

La definición más usual de Knowledge Management es asegurar que la información correcta sea entregada a la persona correcta en el tiempo justo para que esta tome la mejor decisión, respecto a esa información.

KM es el proceso continuo para ayudar a los individuos y a las organizaciones a aprender de sus propias experiencias, proceso de adquirir el conocimiento a la organización y convertirlo en información explicita para que los empleados puedan transformar en su propio conocimiento y así ser capaces y compartir conocimiento adicional.

Objetivos

El objetivo de KM es desarrollar un sistema de información que permita a la empresa:

¨ Identificar, recoger y organizar el conocimiento existente.

¨ Facilitar la creación de nuevos conocimientos de los integrantes de la organización y de instituciones del medio (cadena de valor).

¨ Iniciar la innovación a través de la reutilización y apoyo de la habilidad de la gente.

¨ Evitar perder conocimientos de los integrantes de la organización.

Clasificaciones

Existen diferentes tipos de sistemas de información diseñados para apoyar la administración del conocimiento. Por los objetivos que persiguen, los sistemas KM se clasifican en:

1. Sistemas que ayudan a la colaboración en grupo (groupware, intranets).

2. Sistemas que ayudan a capturar y codificar el conocimiento (sistemas expertos, redes neuronales, lógica difusa, algoritmos genéticos, agentes inteligentes).

3. Sistemas que ayudan a distribuir el conocimiento (procesamiento de textos, autoedición, procesamiento de imágenes y publicación web, calendarios electrónicos, bases de datos de escritorio).

4. Sistemas que ayudan a crear el conocimiento (diseño asistido por computadoras, realidad virtual, estaciones de trabajo de inversión).

Metodología

El conocimiento es recogido de todas las fuentes existentes, incluida la gente, sistemas, bases de datos, archivadores y escritorios. Todo el conocimiento de valor es almacenado y clasificado bajo la forma de datos en un depósito organizado.

Datos: hechos.

Información: hecho o dato comprobado.

Conocimiento: implicación o juicio con una creencia justificada.

Tipo de saberes

· La persona y la empresa:

o La persona que participa en la vida de la empresa posee su propio saber-hacer desarrollado a través de la experiencia en el terreno.

o En el saber general o global la persona decide compartir su conocimiento con el resto de la empresa, el contenido de documentos compone el saber común de la empresa.

· Conocimiento implícito y explicito:

o El conocimiento implícito, también llamado tácito, es no consciente, desarticulado, producto de la experiencia, sujeto a un contexto específico, difícil de formalizar, comunicar o compartir.

o El conocimiento explicito es descrito fácilmente y codificado dentro de las empresas, es una selección racionalmente comprometida, fácil de formalizar, comunicar o compartir.

· Saber interno y externo:

o El saber interno de una empresa puede permitir reforzar sus bases y abordar mas sanamente su mercado, por ejemplo nuevos producto, nuevas oportunidades, nuevas tecnologías, nuevos competidores, etc.

o El saber externo tiene su origen principal en necesidades de los clientes. Trata de conocimientos que la empresas deben desarrollar con buenas técnicas de investigación en el sector correspondiente o de buenas capacidades de negociación con proveedores.

CKO

Algunas corporaciones han creado programas explícitos de administración del conocimiento para proteger y distribuir los recursos que han identificado y para descubrir nuevas fuentes de conocimiento. Tales programas son dirigidos por un funcionario de conocimiento CKO (chief knowledge officer).

Un CKO es un ejecutivo de nivel superior, encargado del programa de administración del conocimiento de la organización. El CKO ayuda a diseñar programas y sistemas para encontrar nuevas fuentes de conocimiento o aprovechar mejor los conocimientos existentes en los procesos de la organización y la administración.

Herramientas

El km toma dos representaciones diferentes en cuanto a los problemas que se direccionan, cuando está orientado al know how (saber cómo) en cuanto a la organización de los procesos y control de gestión de la perdida de los mismos.

El km orientado al know why agrega nuevos conocimientos a la empresa por lo cual compite con aquellas personas que usan el conocimiento para tener un mayor manejo de poder.

El tipo de sw que se puede manejar es una intranet con el cual establecemos un sistema de búsquedas de información, por lo cual podríamos integrar una solución informática en la empresa.

Debemos de definir que un sistema de aprendizaje es un proceso que le permite a una organización el aprovechamiento de sus recursos así como la potenciación de la organización y detectar las áreas claves de desarrollo, para llevar a cabo este proceso se utilizan los siguientes herramientas.

· encuestas

· entrevistas

· grupos motivacionales

· pruebas empíricas

· pilotos

El know why es la llave para un know how exitoso. La integración de los datos útiles y las reglas del negocio definen criterios precisos de decisión

Control de gestión vigente o anterior:

· Se cuantifican relaciones de efecto.

· No existe interdependencia de técnicas de investigación.

· No existe interdependencia de los sistemas de control según las técnicas empleadas.

Know how

En el mercado del km del know how es el punto de partida para la implementación de los procesos de trabajo. El valor del sistema de km es alto y requiere de un nivel de confiabilidad muy importante, estando basado hacia los procesos internos.

Know why

Busca incorporar nuevos conocimientos a la organización por lo que compite naturalmente con los individuos que usan el conocimiento para el manejo del poder.

El km del know how agrega el conocimiento comercial conceptual sobre la información de los procesos de venta operativos y posibilita introducir en ellos la mejora continua.

En el campo de la economía permite desarrollar modelos conceptuales estableciendo las relaciones de las variables conceptuales a partir del análisis de los efectos en los mercados y con ello hacer pronósticos de escenarios con muy alta probabilidad de ocurrencia.

El mercado del km del know why aplicado a procesos industriales permite, a través de la utilización de tecnología de redes y análisis conceptuales determinantes de los elementos que la organización podrá optimizar

Otra alternativa de análisis del know why es el del conocimiento del mercado donde las relaciones causa / efecto determinan las estrategias de acción posible. El km del know why reduce significativamente los costos de marketing ya que permite desarrollar análisis acumulativo sin perder la validez de la información preexistente por ser conceptual

El km del know how agrega el conocimiento comercial conceptual sobre la información de los procesos de venta operativos y posibilita introducir en ellos la mejora continua

En el campo de la economía permite desarrollar modelos conceptuales estableciendo las relaciones de las variables conceptuales a partir del análisis de los efectos en los mercados y con ello hacer pronósticos de escenarios con muy alta probabilidad de ocurrencia

La administración del conocimiento en el ámbito educativo

Un sistema de administración de conocimiento en el ámbito educativo, no sólo nos posibilita administrar mejor los bancos de información y contenidos, a través de mediatecas o videotecas, sino la capacidad de capitalizar el conocimiento producto de los procesos académicos de investigación, docencia y extensión; la posibilidad de aumentar el talento de la comunidad educativa y la facilidad del apoyo a la toma de decisiones, a partir de la historia y la cultura de la propia institución, incluso en forma automática, si nos apoyáramos en la Inteligencia Artificial.

La primera gran acción de la administración del conocimiento es su sistematización.

La organización del conocimiento en objetos de aprendizaje debidamente clasificados y estructurados es uno de los objetivos fundamentales.

El sueño de Richard Stallman, es constituir la Web semántica. Un instrumento que pueda poner a disposición de la humanidad todo el conocimiento, de manera efectiva y eficiente.

Objetos de Aprendizaje.

Los OAs se han convertido en elementos estándar de la organización del conocimiento que permiten construir programas educativos de gran calidad y riqueza de contenidos.

Su integración en repositorios permite hacerlos más accesibles y reutilizables.

Permite optimizar su uso.

La gestión del conocimiento en las bibliotecas y centros de información.

Por otro lado la administración del conocimiento también se lleva a cabo en las bibliotecas digitales, repositorio de objetos y centro de información en donde los sistemas para la organización del conocimiento sirven de puentes entre las necesidades de información de los usuarios y los objetos de aprendizaje.

La situación del usuario que enfrenta una tarea de recuperación de información tiene algunas similitudes con la situación de un estudiante. Ambas situaciones de "aprendizaje" tienen algo en común, y ese "algo" son las actividades de gestión del conocimiento. El usuario debe navegar una organización estructurada del conocimiento para llegar a un punto final, comprender y seleccionar.

La organización del conocimiento es fundamental para garantizar el acceso del usuario a los materiales en la colección, pero la mayoría de los recursos, como los tesauros, han sido compiladas por especialistas para especialistas, y así, el usuario medio, como los estudiantes, los investigadores, los políticos, los abogados, y hasta los usuarios casuales, deben esforzarse para crear una estrategia de búsqueda entre-lo-aceptable-y-lo-óptimo. Buscan para conocer, pero para buscar deben conocer.

Empresas

EL CLIENTE SEGÚN KM

El cliente según KM puede definirse como el de todas las instituciones que funcionando como tales y no como un grupo que sigue a un líder, necesitando mantener y mejorar sus procesos de trabajo.

Pudiendo afirmarse que son todas las instituciones orientadas al crecimiento y no a la supervivencia. Por ello las instituciones son las que:

· Buscan crecer

· Manejan alternativas tecnológicas en el mercado

· Están expuestas al riesgo de mercado

No incluyendo instituciones que están fundamentalmente orientadas al poder y tienen un monopolio funcional

POSICIÓN DE LAS PYMES ANTE EL KM

Las PyMES califican en el concepto de KM en tanto funcionen o aspiren a formar institucionalmente; generalmente cuando la iniciativa es solamente de su dueño es sumamente difícil incorporar el concepto de KM. Y siempre que este orientado a dos segmentos del mercado:

· El mercado del KM orientado al know how

· El mercado del KM orientado al know why

El mercado del know how es el del KM orientado a mantener la información de procesos de trabajo en sus diferentes formas.

El mercado del know why en cambio es el orientado al aprendizaje organizacional sea en relación a los procesos internos y a los externos.

Ventajas

Proporcionar información disponible donde es requerida.

Incrementar la velocidad de acceso a la información.

Facilitar que el cliente haga negocios con la empresa sin barrera alguna de forma virtual.

Promover un ambiente de confianza y colaboración.

Desventajas

Cambiar la cultura organizacional.

Evaluar la calidad del conocimiento.

Modificar los procesos de negocios.